Tablas dinámicas en Excel, nivel avanzado: Opciones

Imprimir pantalla Microsoft Excel Cuesta Y.

Una vez creada la tabla dinámica, tenemos esta nueva barra de herramientas al pulsar sobre ella.

En donde hay dos pestañas nuevas ( las puedes ver en la parte superior derecha de la pantalla) que son:

  1. Opciones.
  2. Diseño.

Veamos las acciones que nos permite la herramienta Opciones, en otro post veremos la herramienta Diseño.

Para una introducción a la modificación rápida de Tablas dinámicas puedes dirigirte a: Modifica fácil una tabla dinámica y si lo que necesitqas es una representación gráfica dinámica: Cómo hacer un gráfico dinámico.

 

Opciones. Herramientas tablas dinámicas.

 

1er Botón: Tabla dinámica.

Al hacer clic en el triángulo negro se despliega una pequeña ventana, en la que podemos poner nombre a nuestra tabla.

Debajo hay un botón con la palabra Opciones, despliega y se muestra:

  1. Opciones
  2. Mostrar páginas de filtros de informes
  3. Generar GetPivot Data

 

  1. Opciones

Si pulsas en opciones se abre una nueva ventana con las siguientes caracteristicas:

 

  • Diseño y formato.
  • Totales y filtros.
  • Mostrar.
  • Impresión.
  • Datos.

 

En la que registrar entre otros los siguientes cambios.

Diseño y formato

Respecto al Diseño puedes marcar en Combinar y centrar celdas con etiquetas para que el texto se muestre de esa manera. También puedes establecer la sangría en los textos.

Debajo puedes dar diferente diseño en el área de filtro de informes (elegidos dos o más campos para esa área).

En Formato:

Puedes determinar qué valores mostrar en caso de que algún calculo sea erróneo por ejemplo marca la casilla para que se active el rectángulo blanco y escribir ahí algún texto o letra.

Análogamente en el apartado que aparece debajo puedes escribir un texto o carácter para que aparezca en las celdas en blanco.

En el siguiente bloque puedes especificar acciones sobre los diseños a la hora de actualizar una tabla dinámica.

Totales y filtros

En este apartado puedes marcar o desmarcar las opciones en función de si necesitas que se muestren los totales generales tanto en filas como en columnas.

Además en relación a los filtros puedes incluir o excluir elementos incluidos los que están ocultos porque esta aplicado un filtro.

En Ordenación te permite usar o no listas personalizadas a la hora de ordenar.

Mostrar

Como ves al pulsar en Mostrar, puedes quitar o mostrar los botones  +  y – que permiten ver mayor o menor detalle.

Y entre otras una opción importante es la de Mostrar títulos de campo y filtrar listas desplegables que te muestra o oculta las mismas.

Por último abajo del todo puedes establecer ordenación alfabética de la A a la Z o dejarla como está basada en el origen de los datos que han construido la tabla dinámica.

Impresión

En pantalla puedes ver las diferentes opciones en este apartado desde imprimir o no los botones + y – hasta  imprimir o no títulos.

Datos

En este caso puedes optar por guardar o no los datos de origen con el archivo, habilitar o deshabilitar mostrar detalle para que al hacer dos clics sobre los datos te amplié la información sobre la que reside ese cálculo, y también puedes elegir marcar que se actualicen los datos cada vez que abras el archivo.

 

  1. Mostrar páginas de filtros de informes

 

Para que se abran respectivas páginas con los datos para cada uno de los filtros existentes.

 

  1. Generar GetPivot Data

 

Al tener marcada esta opción, si realizas cálculos fuera de la tabla, estos se actualizarán al realizar la actualización de la tabla dinámica, si esta desmarcado no.

 

2º Botón: Campo activo. En valores.

Sitúate en una celda con valores, haz clic en Campo activo y luego en Configuración campo valor, aparece la siguiente ventana, que es diferente si estas situado en celdas con contenido diferente a valores.

Puedes personalizar el nombre y puedes:

  • Resumir por.
  • Mostrar valores como.

En Resumir por eliges con qué función quieres que se muestren los valores, generalmente será la Suma pero otras veces puede que necesites otra función como el Máximo, el Promedio,… basta pulsar sobre la que desees y los cálculos de la tabla cambiaran.

Mostrar valores como te permite que los cálculos se presenten como un porcentaje del total general, de la fila, etc., ver todos en el cuadro siguiente:

Debajo tienes un botón Formato de número que te permite ir a establecer formato directamente.

Campo activo. En filas, columnas y filtros.

Primeramente sirve para indicarte el nombre del campo (que podrás modificar) en donde está situado el cursor, se denomina Campo activo.

Además podrás cambiar la configuración de campo y expandir o contraerlo.

En concreto en configuraron de campo:

  • Subtotales y filtros.
  • Diseño e impresión.

 

Subtotales y filtros.

En este apartado se puede seleccionar una o varias funciones para calcular subtotales indicando cuál de ellas.  Para ello marca en Personalizado y después haz clic para que se muestre en azul las funciones que necesites.

Diseño e impresión.

Aquí puedes establecer diferentes diseños de la tabla bien mostrando las etiquetas de forma esquema o bien mostrando subtotales en la parte superior, insertar líneas en blanco y otras.

Por último puedes marcar  desmarcar para elegir que se muestren o no elementos sin datos

Y respecto a la impresión puedes insertar salto de página al imprimir para que cada elemento aparezca en una página separada.

3er Botón: Agrupar. Para agrupar selecciones de celdas. Pulsa sobre el signo – debajo de Grupo 1(para cambiar el nombre pulsa F2 o sitúate en la barra de fórmulas)  y te sumara los resultados de ambas. Para separarlos haz clic en Desagrupar.

4º Botón: Ordenar. Distintas opciones de ordenación como ya conoces en Excel.

5º Botón: Datos.

6º Botón: Acciones. Podrás borrar, seleccionar y mover la tabla dinámica basta con seleccionarlos.

7º Botón: Herramientas. Puedes crear el gráfico dinámico de la tabla y realizar acciones avanzadas con funciones.

8º Botón: Mostrar u ocultar. Realizar dichas acciones en lista de campo, botones + y -, Encabezados de campo.

Bien espero te sea de utilidad esta información acerca de las herramientas avanzadas para tu tabla dinámica, ya sabes que si tienes comentarios y sugerencias escríbeme al email o contacta a través de las redes sociales, desde FACEBOOK - TWITTER  LINKEDIN.  

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