Realiza la autentificación de tus archivos Excel

Seguridad y autenticidad archivos Excel
(c) Imprimir pantalla Microsoft Excel Cuesta Y.

Realiza la Firma digital en tus archivos Excelen particular y en tus documentos Microsoft Office en general.

Puedes firmar digitalmente los documentos creados con Office, con ello darás un plus de autenticidad a los mismos.

Una firma digital se define como un sello que confirma una información contenida en un archivo, en nuestro caso los datos de una hoja electrónica. Mediante un cifrado electrónico se logra la confirmación de que el documento proviene realmente del firmante y que además no se ha modificado.

Pasos para realizar la firma digital en una hoja de cálculo Excel:

1. Abre un libro de Excel.

2. Abre un archivo de Excel con información o en blanco.

3. Haz clic en el Botón de Office.

4. A la izquierda pulsa sobre Preparar, se despliegan una serie de opciones: elige Agregar una firma digital. Donde puedes leer que con ello aseguras la integridad de un libro agregando una firma digital invisible, este nombre es para diferenciar estas firmas digitales con las firmas de cierre de documentos, en las firmas digitales esta no aparece al final del documento, aparecerá en un icono o botón denominado Firmas.

5. En la ventana que aparece se realiza una advertencia al respecto de la variedad de legislaciones sobre el tema según el país. Puedes pulsar en el cuadrado blanco al lado de la frase No volver a mostrar este mensaje. Después pulsa en Aceptar.

6. A continuación otra ventana de advertencia te indica que debes guardar el libro con formato apto para firmas digitales, pulsa en Sí.

7. Se muestran ahora dos formas de obtener el identificador digital para llevar a cabo la firma.

8. Bien se puede obtener un id. Digital de un colaborador de Microsoft, con lo cual se reconocerá el Certificado Digital previamente instalado en tu computador o bien deberás crear tu propio id digital.

9.

Para realizar este segundo caso, selecciona Crear su propio id. Digital y pulsa sobre el botón Aceptar.

10. Completa los datos requeridos de la ventana que aparece: Nombre, Dirección de correo electrónico, organización, ubicación y pulsa Crear.

11. Tras ambas opciones aparece la ventana Firmar. Ver imagen ampliada.

12. Donde indica Razón para firmar este documento puedes dejarlo en blanco o escribir algún dato como por ejemplo envío factura electrónica o Confidencial. Puedes cambiar las propiedades de la Firma pulsando en el botón Cambiar a la derecha.

13. Si todo es correcto pulsa Firmar.

Para finalizar aparece una confirmación de que el proceso ha sido realizado correctamente y el libro de Excel contiene una Firma Digital. Pulsar Aceptar para cerrarlo.

Ahora que el documento está firmado digitalmente, dicha Firma Digital no se ve en el mismo,( es por eso por lo que es llamada invisible), sino que te tienes que fijar en la zona inferior de la pantalla debajo de las pestañas de las hojas del libro de Excel, es ahí donde aparece un icono de color rojo con el centro amarillo y con forma de sello.

Pulsa sobre dicho icono, te aparece una ventana a la derecha con las propiedades de la Firma Digital.

Si despliegas el triangulo negro aparecen una serie de opciones al respecto, Detalles de la firma donde tú y los destinatarios del archivo firmado digitalmente podéis ver las características de la misma.

En el mismo ventana también pulsando donde la flecha o triangulo negro al final tienes la opción de quitar la Firma Digital. Pulsa sobre Quitar firma, te aparece un mensaje de advertencia, en el que te indica que la acción no podrá rehacerse (aunque si podrás volver a realizar todo el proceso) pulsa y Aceptar. El icono con el sello abajo ha desaparecido.

Un ejemplo del uso de firmas digitales: el envío de Facturas electrónicas o efacturas (einvoice en inglés).

Tip: Para ver rápidamente la Firma Digital de un documento sigue la ruta: Botón de office, Preparar, Ver firmas.

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