Modifica fácil una tabla dinámica

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Una tabla dinámica te permite obtener informes resumidos a partir de los datos que tienes en una hoja de cálculo.

En este artículo del site: Cómo hacer una tabla dinámica, aprenderás en 4 sencillos pasos a crear tus tablas dinámicas.

Las tablas dinámicas permiten comparar y combinar los diferentes datos de tu hoja electrónica rápidamente incluso si el volumen de datos que manejas es muy elevado.

Te permite ir cambiando los aspectos analizados y conseguir información en muy poco tiempo.

Además estas se complementan con los gráficos dinámicos que te permiten la representación grafica de las tablas con sus mismas características de dinamismo.

Ejemplo para practicar modificaciones en la tabla dinámica:

· Abre una hoja de Excel en blanco e introduce la información de la imagen, en la que tienes las ventas de una empresa por sucursales y por trimestres.

· Sigue los pasos descritos en el artículo sobre tablas dinámicas que te comentaba al principio para crearla con los datos de este ejemplo.

· Vas a colocar en Rótulos de fila Sucursal y en Valores Trimestre 1.

· Obtendrás la tabla dinámica que ves en la imagen.

Ver imagen 1 ampliada

Modificaciones en la tabla dinámica:

Cambio de orientación

Puedes cambiar filas por columnas y viceversa, así como añadir o quitar campos, para ello basta con que pinches y arrastres desde la zona inferior a la zona superior los diferentes campos.

Por ejemplo pincha y arrastra Sucursal a Rótulos de columna, vuelve a Rótulos de fila, ponlo fuera, vuélvelo a llevar a Rótulos de columna.

Igual puede hacerse con el resto de campos.

Cambios en Valores

· En el recuadro de los Valores haz clic encima de Trimestre 1, o despliega en el triangulo negro pequeño, y después en Configuración de campo valor.

· Aparece una nueva ventana que te permite cambiar el nombre del campo en vez de Trimestre 1 puedes poner otro nombre y lo más importante es que te permite cambiar el tipo de cálculo que se ha realizado en la columna por defecto el cálculo será Sumar, pero puedes elegir Contar, Promedio, Máximo, Mínimo y muchas otras opciones.

· Cambia a Contar. Observa que el resultado es 4. Vuelve a establecer la Suma como cálculo a mostrar.

Cambios en Rótulos tanto de fila como de columna

· En el Rotulo de fila, y análogamente en el caso de que hubiese Rotulo columna, haz clic encima de Sucursales, o despliega en el triangulo negro pequeño, y después en Configuración de campo.

· En la nueva ventana puedes cambiar el nombre y establecer dentro de la propia tabla dinámica Subtotales y filtros, pueden ser Automáticos como viene por defecto como Personalizados eligiendo la función a usar.

Ver imagen 2 ampliada

Actualizar datos

Las tablas dinámicas se sustentan de los datos de la tabla inicial, si los datos de esta cambian y quieres que dichos cambios se reflejen en la tabla dinámica tienes que Actualizarla.

Para ello haz clic dentro de la pestaña Herramientas de tabla dinámica, Opciones, arriba hacia la derecha, después en el grupo de trabajo Datos en el icono Actualizar. Quedaran reflejados los cambios.

Aún hay más, si insertas datos nuevos en la tabla inicial, siempre entre filas y columnas ya existentes, te añadirá la información nueva igualmente tras dar al botón Actualizar.

Agrupar campos

Puedes agrupar campos en filas o columnas seleccionándolos y luego indicando la agrupación

Para ello selecciona por ejemplo las dos primeras sucursales, luego haz clic en Herramientas de tabla dinámica, Opciones, Agrupar selección. Pulsa sobre el signo – debajo de Grupo 1 y te sumara los resultados de ambas.

Para separarlos haz clic en Desagrupar.

Filtro de datos

Puedes filtrar los datos haciendo clic en el triangulo al lado de donde pone sucursal y establecer las preferencias de filtrado que desees: Ordenación ascendente, descendente, filtros de valor,…

Diseño de la tabla

Puedes cambiar y previsualizar los cambios desde la pestaña Herramientas de tabla dinámica, luego haz clic en Diseño y a continuación escoge el Estilo de tabla dinámica que te guste.

Con todas estas acciones personalizaras al máximo la información de tu tabla dinámica fácil y rápida.