Importar a Excel datos de otros programas

Tutorial exportar a Excel
Imprimir pantalla Microsoft Excel Cuesta Y.

Es posible importar a Excel datos de archivos creados con otros programas, con Excel puedes abrir fácilmente archivos de texto, guardados con extensión txt y con extensión csv,(además de otros formatos como SQL, Analysis Services, XML,…).

En este caso te indico txt porque la mayoría de los programas informáticos pueden guardar archivos en este formato.

  • Las utilidades son enormes, así como el ahorro de tiempo, el aumento de productividad, la eliminación de errores,…Y como ejemplo de la aplicación que le puedes dar entre otras importar datos de cuentas de correo o números de teléfono, importar cuadro de existencias generado por el programa de almacén, importar los datos del programa de contabilidad cuando este no te los da en Excel.

    Para llevar a cabo este proceso los pasos son muy similares en las diferentes versiones Excel, presta atención y de verdad te recomiendo que lo uses asiduamente.

    Pasos a seguir para importar a Excel datos de archivos con formato txt:

    • Abre el programa Excel.
    • A continuación en pulsa en Archivo y luego en Abrir, en Excel 2007 lo encontrarás en el botón de Office, (también en la pestaña Datos, Obtener datos externos, Desde texto).
    • En la ventana que se despliega, el cursor del ratón se sitúa en la parte inferior, al lado de donde pone Nombre de Archivo:, examina en tu computador, a través de los iconos de la parte izquierda y central de la ventana, dónde tienes el archivo que quieres pasar a Excel. Para ello has de seleccionar en Tipo de archivo: Todos los archivos o Archivos de texto.
    • Pulsa Abrir.
    • Aparece una nueva ventana que es el Asistente para importar texto.
    • Este asistente consta de tres pasos muy sencillos, en ellos vas a definir las características de la importación.

      Paso 1.- Ver imagen ampliada.

      Lo primero que te pide es que indiques el Tipo de los datos originales:

      Delimitados, los datos del archivo de texto están separados por tabuladores o por comas.

      De ancho fijo, en este caso los datos están separados solo por espacios.

      En principio esta opción se deja por defecto la que interprete Excel.

      En la parte central de la ventana puedes establecer:

      Comenzar a importar en la fila: 1, por defecto. Si quieres que los datos se empiecen a importar desde otra fila has de indicarlo aquí, por ejemplo si las cuatro primeras filas están vacías o tienes datos que no quieres importar en esta casillas pondrás el numero 5.

      Origen del archivo: Para mí el más adecuado es Windows (ANSI) es el que mejor me interpreta los caracteres.

      Por último tienes la vista previa del archivo de texto a importar, con las barras de desplazamiento a la derecha y abajo desplázate por el mismo para ver como va quedando a lo largo de estos tres pasos del asistente.

      Pulsa Siguiente.

       

      Paso 2.- Ver imagen ampliada.

      En principio has de dejar todos los parámetros preestablecidos, en la parte central verás separaciones con líneas, haz clic dos veces y podrás crear y borrar líneas para ajustar los datos a hoja de cálculo según tus necesidades. También puedes desplazar las líneas de separación pinchando sobre cada una de ellas y sin soltar desplazándote con el ratón.

      Pulsa Siguiente.

       

      Paso 3.- Ver imagen ampliada.

      En este paso has de establecer el tipo de datos que tiene cada columna, por defecto el programa interpreta que el tipo de datos es General, donde los datos que interpreta como valores numéricos los pone en formato número, ídem con texto y fechas.

      Aun así yo siempre hago alguna puntualización.

      Las opciones que tienes son General, Texto, Fecha, y también puedes saltar columnas con No importar columna.

      Lo más habitual es que tengas una columna de fechas y por tanto se lo tendrás que indicar. Para ello situado en la columna donde tengas las fechas pon en negro el punto al lado de Fecha, a continuación podrás indicar el formato de fecha que uses generalmente, (DMA para día, mes, año ó por ejemplo MDA para mes, día, año).

      Truco: Si quieres seleccionar varias columnas a la vez pulsa la tecla Mayús y sin soltar las columnas que desees.

      Pulsa Finalizar.

      En tu hoja de cálculo se han colocado los datos de tu archivo de texto. Puedes trabajar con ellos desde esta hoja electrónica y realizar todas las acciones que te permite Excel, cambiar fuente, introducir fórmulas,….Te aconsejo que primero de todo Guarda tu archivo en formato Excel para evitar tener que repetir todo el proceso.