Importa a Excel datos de Access y realiza todo tipo de cálculos y utilidades

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Importar datos a Excel desde Access es posible fácil y rápidamente en las versiones Excel 2007, 2010 y 2013.

El importar desde Access a Excel es una propiedad interesante que se puede realizar para con la base de datos del programa Access llevar a cabo cálculos y aplicar otra serie de utilidades de la hoja de cálculo Excel como por ejemplo gráficos.

Ten en cuenta que no solo puedes hacer esta importación con Access también desde la Web, desde texto, o desde otras fuentes (SQL Server, XML, Analysis Services, entre otras).

Es muy sencillo hacerlo para ello necesitas una base de datos de Access y seguir los siguientes pasos:

Abre una hoja de Excel en blanco de las versiones indicadas.

En la Cinta de opciones, fíjate y sitúate en la pestaña Datos y luego en el grupo de trabajo Obtener datos externos. Ver imagen ampliada.

Despliega en el triangulo negro a la derecha y se abren diferentes posibilidades desde donde importar, elige Desde Access.

La ventana que se abre con el titulo Seleccionar archivos de origen de datos te permite que busques y selecciones la base de datos Access que quieras importar.

Pulsa Abrir una vez seleccionado y fíjate que apare en el recuadro Nombre del archivo.

Si la base de datos que has elegido tiene varias tablas, has de optar por una de ellas y en la ventana Seleccionar tabla indicarla. En caso de querer importar dos o más tablas has de repetir el proceso descrito aquí tantas veces como tablas quieras traer.

Si la base de datos consta de una sola tabla se abrirá el cuadro Importar datos.

En dicho cuadro has de indicar varias cosas: Ver imagen ampliada.

Puedes optar por ver los datos en el libro como una Tabla (es el que vas a elegir), si quieres también puedes optar a que se muestren como un informe de Tabla dinámica, o como un informe de grafico y tabla dinámica.

A continuación especifica si quieres que se abran los datos que se van a importar en otra hoja de cálculo o en cuales celdas de la hoja donde estas situado quieres que se coloquen los datos.

Además al pie dispones del botón llamado Propiedades, si pulsas sobre él veras cuales son las propiedades de la importación. Ver imagen ampliada.

Por ejemplo si quieres sincronizar los datos de Access en Excel pulsa en Propiedades, luego en Propiedades de conexión, verás en la ventana que se abre dos pestañas Uso y Definición, por defecto te encontraras en la primera y ahí podrás elegir cada cuanto se ponga al día el fichero Excel importado.

Para ello fíjate en donde pone Actualizar cada: al lado 60 minutos, indica cada cuantos minutos quieres que se actualicen los datos en Excel tras haber realizado modificaciones en Access. Otra opción es Actualizar al abrir el archivo, pon un tic en el cuadro que consideres.

Todo lo demás no hace falta que lo cambies. Por último no olvides pulsar en el botón Aceptar.

Ahora de nuevo pulsa Aceptar en la ventana Importar datos y en la hoja Excel donde previamente has indicado donde querías los datos de Access estos aparecerán.

Fíjate arriba en una nueva pestaña llamada Diseño, Herramientas de tabla desde donde te aparecen otra serie de utilidades para aplicar, como son: Propiedades, Herramientas, Datos externos de tabla, Opciones de estilo de tabla, Estilos de tabla.

Consejo: En algunas ocasiones para realizar esta acción necesitarás conocer la contraseña de la base de datos de Access para poder importar. En ese caso habrás de solicitarla a la persona encargada de gestionar dicha base de datos y proceder a la importación.