Google Drive: una potente herramienta de productividad para tablets.

Ahorra memoria de tu tablet y accede a tus archivos desde cualquier lugar

Google Drive, almacenamiento en la nube para PC, iOS y Android
Drive + Docs. Google Inc

Continuamente oímos decir que las tablets están más diseñadas para leer contenidos que para generarlos. Sin embargo, existen cientos de procesadores de textos para iPad y tablets con Android que indican lo contrario. En artículos anteriores mencioné a iWork en iCloud y a QuickOffice Pro, dos potentes editores de textos de pago; esta vez me centraré en Google Drive, una completa aplicación que además de almacenar tus archivos en la nube, integra además a Google Docs, un interesante editor con muchas posibilidades para las tabletas.

Muchos formatos

  • Con Google Drive puedes acceder a documentos de Google Docs, con los siguientes formatos: Documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos.
  • Es compatible con los formatos de MS Office.
  • Archivos con formato PDF, además de archivos de imágenes como JPG, PNG; GIF; TIF y BMP.
  • Archivos de vídeo con las extensiones MOV, AVI y MP4.
  • Puedes editar documentos en la propia aplicación y guardarlos como archivos Google Docs, o descargarlos en tu disco duro como archivos HTML, PDF, Rich Text (RTF), OpenDocument, Plain text, MS Word (docx), en el caso de documentos de texto.
  • Si se trata de hojas de cálculo puedes descargarlos como Excel (xsx), OpenDocument (ods), PDF, CVS, TXT y HTML.

Estas son las extensiones más buscadas por los usuarios, pero Google Drive es capaz de abrir muchas otras, además de las que puedes agregar por la vía de complementos que tienen los navegadores.

Extra capacidades

En cuanto a las funcionalidades de Google Drive, destaca el que los archivos nuevos que creas (y los que subes), además de estar accesibles en todo momento (en la nube), pueden ser compartidos en un ambiente colaborativo de trabajos en equipo, en el cual cada miembro puede agregar comentarios.

Aunque eres tú, el autor del documento, quien configura hasta qué punto tus compañeros pueden participar: sólo leer, comentar o editar. Asimismo puedes compartir y modificar un archivo, en tiempo real, con otra persona, a la par que compartirlo en la red social de Google, Google Plus, o enviarlo por Gmail.

A su vez, puedes abrir tus archivos localmente, es decir, en una carpeta en tu PC o tablet, sin conexión a Internet, para lo cual debes habilitar la opción “Offline”. Si los documentos han sufrido alguna modificación, aparecerán en tu dispositivo cuando esté nuevamente conectado a la Red (sólo si los has sincronizado) o también puedes llegar a tus carpetas desde el móvil, si has sincronizado tu tablet con tu smartphone.

Una opción que personalmente valoro mucho de Google Drive es la posibilidad de subir archivos y carpetas enteras a la aplicación, con un máximo de 2MB en cada subida. Recuerda que tienes un límite de 15 GB gratis (si quieres ampliar este espacio, deberás pagar algunos de los planes que se ofrecen).

Dos apps en una

Como almacenamiento en la nube, Google Drive, presenta un menú para administrar, tanto los documentos propios (que subimos) como los que nos envían otros usuarios. Es dicho menú encontrarás tus archivos, tu actividad reciente, los archivos que han compartido contigo, la papelera, etc. Luego, cada archivo cuenta con un menú desplegable para gestionarlo (descargarlo, abrirlos con Google Docs u otra app, ver los detalles, renombrarlos, etc.).

En la misma interfaz encontramos un botón rojo que dice "Nuevo" desde allí podemos subir archivos o carpetas y también crear documentos, hoja de cálculo, presentaciones, dibujos, formularios o mapas, y guardarlos en la nube, aunque puedes descargarlos en tu disco duro.

Es por esta razón que he afirmado que Google Drive y Google Docs están integrados en una sola aplicación y, además, están disponibles para iPad y para tablets con Android.

Aunque se trate de un editor de textos modesto, Docs tiene las funciones básicas que se complementan muy fácilmente con el almacenamiento en la nube al igual que sucede con las hojas de cálculo.

Cómo comenzar

Encontrarás Google Drive en la barra superior de tu correo de Gmail. Pero aún así, deberás descargar la aplicación en tu iPad/iPhone, Android tablet, Mac y PC, preferiblemente desde la página web de la misma. Una carpeta será instalada en “mis documentos”, a menos que indiques algo diferente durante la configuración. Puedes hacer lo mismo también en tu PC y en tu móvil y sincronizar tus archivos en cada dispositivo. Cada vez que se actualice un documento, su nueva versión aparecerá en cada equipo, aunque se conservan las anteriores hasta por 30 días.

Por estas y por otras ventajas, Google Drive está entre las primeras aplicaciones de almacenamiento en la nube de Google Play Store y más aún después de que llegara a las tablets y móviles, ya que al guardar archivos en la nube, los dispositivos móviles ahorran megas de sus memorias, sobre todo las que no disponen de ranura para tarjetas de memoria externa del tipo MicroSD.

La descarga de Google Drive es gratuita (hasta los primeros 15GB de almacenamiento) y puedes hacerlo desde la App Store (para iPad y iPhone) o en Google Play Store (para Android). La descarga para tu PC o Mac es mejor hacerla desde la web de la aplicación.

Es oportuno indicar que algunos archivos no cuentan dentro de estos 15 GB gratuitos, tal es el caso de los archivos con los formatos nativos de Google Docs, fotos de Google Plus de menos de 2048x2048 pixeles y videos de menos de 15 min.

Actualización: Drive continúa añadiendo funcionalidades, una de las que encontramos más útiles es Google Fotos ya almacenar miles de imágenes y darles un toque personal, es una excelente opción para "desocupar" la memoria de nuetras tablets y smartphones, con la ventaja de poder acceder a estas desde cualquier dispsotivo, siempre que los tengamos sincronizados.

También fue integrada la posibilidad de scanear los dcumentos que tengamos en papel y tenerlo en a buen resguardo en Drive, esta función está disponible solo en Drive para Android, al menos por ahora.

Muy útiles son las opciones añadidas de Formularios y Dibujos. Con la primera, además de formas podemos crear encuestas y la segunda sirve para diseñar gráficos y diagramas de flujo e insertarlos en documentos o sitios web.

Google ha mantenido en la idea de hacer cada vez más fácil la gestión de archivos en Drive. De hecho, es posible descargar cualquier archivo adjunto en un correo de Gmail en Drive. En enero de 2016, en la versión web, se resaltó la opción de Mover para que los usuarios organicemos mejor nuestros archivos y se facilitó la búsqueda de carpetas para que arrastremos los archivos entre las carpetas y lo soltemos en aquella que más nos convenga, además ha integrado progresivamente, opciones de búqueda más avanzadas.

Igualmente, también se ha mejorado el funcinoamiento offline, es decir, cuando no estamos conectados a Internet. En este sentido, en Drive podemos mover y eliminar un documento sin estar conectados con la red, los cambios se refejarán cuando nos conectemos nuevamente.

A su vez, la sincroización entre dispositivos permite disponer de un histoiral de actualizacones de modo de seleccionar la que más nos convenga. A su vez, se pueden hacer subidas y bajadas masivas de archivos, manteneido la ubicación de archivos en cada carpeta.