Formulario de datos en Excel

Es posible introducir datos en tu hoja de cálculo Excel de forma rápida y fácil, para ello has de usar los formularios de datos.

De esta manera los datos se introducen de forma más eficaz incluso aunque no se tengan muchos conocimientos de Excel.

Como crear y usar un formulario

En el ejemplo harás una base de datos para registrar información sobre los clientes de la empresa para hacer una acción comercial con el correo electrónico.

• En primer lugar abre una hoja de cálculo Excel, en otras hojas la sistemática es muy similar por ejemplo puedes leer Google Docs formularios.
• Escribe en la celda A1 Nombre; en B1 Apellido; en C1 Teléfono; y en D1 Email.
• Selecciona el rango desde A1 a D1.
• En Excel 2003 pulsa en el Menú (arriba en la parte central), y luego en Formulario.
• En Excel 2010 y 2007, pulsa en la Cinta de opciones el icono, Formulario.
• En la nueva pantalla que se despliega, ver imagen ampliada, ya puedes ir introduciendo los datos de tus clientes.
• En la parte izquierda tienes unos rectángulos blancos donde has de situar el cursor e ir escribiendo la información.
• Así por ejemplo escribe en la primera fila en Nombre: Yolanda, en Apellido: Cuesta, en Dirección: 123 Avenida Hidalgo, Teléfono: 696 22 22 22 y en email: hojasdecalculo@ejemplo.com. Haz lo mismo en la segunda fila con tus datos y en la tercera con los datos de una tercera persona.
• Pulsa Nuevo para pasar a cumplimentar el siguiente registro.
• Así sucesivamente hasta introducir todos los registros.
• Para moverte por esta ventana pulsa sobre la barra de desplazamiento que esta en la parte central y desplázate con el ratón sin soltar o pincha en los triángulos negros superior e inferior, así te iras situando en uno u otro registro.

Otras acciones importantes en el apartado de formularios son la Eliminación de registros y la Búsqueda de registros.

En cuanto a la Eliminación de registros, sitúate en el registro a eliminar, pulsa en el botón Eliminar y en el cuadro de dialogo haz clic en Aceptar, recuerda que si en el último momento decides no eliminarlo puedes pulsar Cancelar y el registro no se borrara, eso si una vez eliminado no podrás recuperarlo ni con la acción Deshacer.

También es útil que conozcas la opción Búsqueda de registros del formulario de datos, lo más sencillo es buscar de uno en uno con los botones Buscar anterior y Buscar siguiente.

Otra opción es pulsar en criterios y en los cuadro de texto, rectángulos en blanco, escribir la palabra o dato y dar a Buscar siguiente, aquí es importante señalar que la búsqueda de Excel es bajo la condicion”Y”, con lo cual si cumplimentas mas de un cuadro de texto han de estar bien escritos y ser correctos los datos para que te sitúe en el registro.

Para búsquedas más avanzadas puedes usar los Filtros y establecer diferentes condiciones en función de lo que busques.

Para continuar con la introducción de datos pulsa el botón Nuevo.

Cuando termines de introducir información pulsa en Cerrar y la ventana del Formulario desaparecerá, dejando los registros en tu hoja de cálculo.

Para volver a abrir el Formulario, sigue los pasos como explicaba al principio y se vuelve a abrir la ventada desde donde podrás continuar con la introducción de más referencias.

Consejo: Si en un momento dado no conocer todos los datos de un registro, por ejemplo desconoces el teléfono, puedes crear el registro con los datos que conozcas y mas tarde cumplimentar el que te falta.