Facturas características y tipos

Cuando una empresa o negocio particular realiza una venta emplea un documento esencial que se llama Factura.

Este y otros documentos que explico en Documentos usuales de las operaciones comerciales pueden ser realizados en una hoja electrónica bien sea Excel, Google Drive hoja de cálculo o cualquier otra.

Así cuando se realiza el proceso, los documentos a emplear van a ser los siguientes:

· Presupuesto

· Pedido o Solicitud de compra

· Albarán de entrega

· Recibo

· Factura

Vas a conocer las características fundamentales del documento Factura en todas sus vertientes, como son: Factura, Factura proforma, Factura rectificativa, Factura Abono y Factura electrónica.

Ver imagen ampliada de una Factura.

Factura: Es el instrumento en el cual se va a reflejar la transacción realizada bien de las mercancías vendidas o de los servicios prestados.

Es el justificante que acredita la venta realizada. Como norma general los empresarios tienen la obligación de expedir factura y conservar copia o matriz de las mismas.

Contenido exigido en las Facturas:

  • Nombre y apellidos o denominación social, Nº identificación fiscal (otorgado por la Administración de los Tributos o Impuestos de cada país), y domicilio tanto del vendedor como del comprador.
  • Número de factura, numeración que ha de ser correlativa pudiendo establecerse series diferentes, por ejemplo, cuando existan varios establecimientos.
  • Fecha ha de ser correlativa en el tiempo y en consonancia con la numeración.
  • Descripción de los bienes o servicios que son objeto de la transacción con indicación del precio, cantidad, importe total, así como los impuestos que gravan la operación separando e indicando tanto el porcentaje, como las cantidades correspondientes a la cuota y a la base.

    Además en las facturas se suele reflejar vencimiento de la misma, la forma de pago, indicación de las cuentas bancarias, sello, firma…

    En este artículo del site hojas de cálculo About en español puedes aprender a realizar una factura con la hoja de cálculo: ¿Cómo hacer una factura en Excel?

    Por otra parte hay otras tipologías dentro del tema facturas que es necesario conocer:

    Factura proforma: En algunas ocasiones, como por ejemplo en el comercio internacional, el comprador necesita que antes de realizarse la venta se le haga llegar la Factura proforma, dicho documento no es más que la propia factura con la indicación de proforma en la misma y cuya misión es que sea utilizado en trámites administrativos. Si esta aceptada obliga tanto al comprador como al vendedor.

    Factura rectificativa: Este documento sustituye a una factura inicial cuando se haya dado el caso de que dicha factura inicial no cumpla los requisitos que se establecen que han de constar en una factura o cuando haya existido un error en el cálculo de las cuotas repercutidas o se hayan producido circunstancias para la modificación de la base imponible.

    Su signo será contrario al de la Factura emitida a la que rectifica.

    Contenido exigido en estas Facturas:

    • Deben constar todos los datos que se explican en el apartado Facturas.
    • Debe constar en el documento que es una Factura Rectificativa y la causa de la rectificación.
    • Han de llevar en la numeración una serie específica y diferente de las de las facturas.

    Facturas de Abono o Abonos: Este justificante es análogo a lo explicado respecto a la factura rectificativa cuando el cambio en la Factura inicial no sea motivado por los indicados en aquel caso.

    Factura Electrónica.

    La facturación electrónica consiste en la transmisión por medios electrónicos de las facturas entre emisor y receptor firmados digitalmente mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado digital o electrónico reconocido.

    Para ello, entre otros, se usan archivos con extensiones XML que se pueden crear con Excel, en este artículo puedes leer sobre ello: Excel y XBRL.

    Puedes ampliar información sobre la Factura electrónica en: Facturación electrónica. .