Excel en la empresa: Usos. Parte II

Escenarios en Excel
Imprimir pantalla Microsoft Excel Cuesta Y.

Continuando con el artículo sobre herramientas Excel y su aplicación en la empresa, te introduzco ahora en las siguientes acciones de la hoja de cálculo:

Excel en la empresa: Uso experto de la hoja de cálculo:

  • Escenarios.
  • Macros.
  • Importar.
  • Exportar.

Anterior a este artículo puedes consultar Excel en la empresa: Usos. ParteI.En el que encontrarás información acerca de Subtotales, Tablas Dinámicas y Gráficos Dinámicos.

Solver.

Escenarios

En la empresa, previamente a la toma de decisiones, se han de analizar las situaciones o hipótesis alternativas ante diferentes hechos potenciales y como la información es poder, con Excel puedes conocer los valores de diferentes escenarios con facilidad y ayudarte de los datos obtenidos para tratar de llevar a cabo la decisión más acertada.

Para comprenderlo mejor piensa en el siguiente ejemplo sencillo:

Quieres saber como cambia el beneficio de una empresa, en función del precio y de la demanda cambiante del producto.

En Excel 2010 y 2007 haz cilc en la pestaña Datos, después Análisis Y si,  a continuación Administrador de escenarios y en la versión 2003: accede desde el menú herramientas y luego pulsa en Escenarios. Aparecerá la ventana Administrador de escenarios en la que introducirás los datos y Excel resolverá el problema mostrándote en una hoja aparte los resultados.

Macros

Excel, y el resto de aplicaciones de Office, tienen entre sus opciones la posibilidad de crear Macros.

Las Macros son programas personalizados por los usuarios, que permiten que escribas las acciones que quieres que se realicen y estas se ejecuten en un solo clic. Son atajos para automatizar acciones repetidas con asiduidad.

El lenguaje de programación usado es Visual Basic para Aplicaciones, pero no es necesario conocer como programar bajo este leguaje, ya que basta con realizar la secuencia con el ratón y Excel lo graba y es capaz de reproducirlo de nuevo cuando se lo indiques.

En concreto imagina este caso: tienes un libro de Excel, por ejemplo que contenga un presupuesto, en el que tienes cifras decimales y quieres presentarlo sin ese detalle, harías lo siguiente:

En la versión 2003 de Excel, desde el menú Herramientas eliges Macro y después Grabar nueva macro..., en la ventana que se abre das nombre a la Macro y aceptar. (Versiones posteriores: Vista, Macros).

A partir de ahí realiza la accion que quieras automatizar y al acabar pulsa en Detener Grabación y guarda la Macro.

A partir de ahora cada vez que quieras que los datos de un libro queden redondeados y sin posiciones decimales seleccionarás las celdas, vas a Herramientas, Macros..., selecciona la macro recientemente creada y das a Ejecutar, en un abrir y cerrar de ojos todas las cifras se han transformado desapareciendo los decimales.

Importar y Exportar

Muchas veces necesitas importar datos a Excel, por ejemplo el programa de contabilidad te proporciona informes en formato .txt o .doc y precisas trabajar con esos datos realizando operaciones numéricas para realizar análisis varios.

Para ello existen diferentes alternativas pero una de las más usadas es ir a Datos en la barra de menús y de ahí selecciona Obtener datos externos, Importar datos. Selecciona el archivo que quieres tener en formato Excel sigues las instrucciones mostradas delimitando columnas y formatos y como resultado obtendrás en tu hoja de calculo los datos en formato Excel con el que puedes realizar todo tipo de operaciones, gráficos y análisis.

Otras veces necesitarás exportar los datos de Excel para ello la manera mas sencilla y rápida es utilizar los comandos copiar y pegar o bien otra opción es situandote encima de la pestaña de la hoja de cálculo que quieras copiar, pulsar botón derecho y Mover o copiar, en la ventana que se abre podrás elegir entre llevarla al mismo libro, a otro libro ya existente o a un libro nuevo.

También otra opción es: En Guardar como seleccionar el tipo de archivo en el que quieres que se transforme tu libro de Excel que lo más usual es que sea en formato texto o HTML en formato Web.

Conclusión:

Lo visto en estos dos artículos es solo una introducción acerca de las posibilidades que ofrece Excel a nivel intermedio-avanzado, para ampliar estos contenidos y continuar aprendiendo sobre Excel visita con frecuencia y permanece actualizado en hojas de cálculo en About en español.