Excel en la empresa: Usos. Parte I

Subtotales en Excel
Imprimir pantalla Microsoft Excel Cuesta Y.

Prácticamente todas las empresas disponen en sus ordenadores de una de las herramientas mas conocidas y usadas en la actualidad, como es el programa informático Excel de Microsoft Office.

Pero en muchas ocasiones este potente recurso informático esta altamente infrautilizado.

Las aplicaciones de Excel, o en general de las hojas de cálculo, en la empresa son muchas y no siempre utilizadas. Para contrarrestar esta situación te explico a continuación una serie de acciones que Excel te permite realizar y la aplicación de dichas acciones en la empresa.

Con estos procesos lograrás una mayor eficacia y conseguirás ahorro de tiempo e incremento de productividad.

Estas aplicaciones de Excel en la empresa son:

  • Subtotales.
  • Tablas Dinámicas. Gráficos Dinámicos.
  • Solver.
  • Escenarios.
  • Macros.
  • Importar.
  • Exportar.

Subtotales:

Con esta acción Excel te permite realizar un análisis de los datos de forma rápida realizando agrupaciones. Supongamos que dispones de un listado en formato Excel en donde se refleja la información sobre las ventas.

Dicha información se organiza en varias columnas con los siguientes epígrafes: Fecha, Cliente e Importe.

Quieres conocer el total de ventas de cada cliente en el mes dado, para ello basta con emplear la herramienta Subtotales dentro del menú Datos, tanto en Excel 2010 como en versiones anteriores.

Obtendrás la ordenación agrupando por totales las ventas realizadas a cada cliente, además en un tiempo mínimo y con una absoluta fidelidad de los datos obtenidos.

Para quitar los Subtotales, vas a Datos, Subtotales, Quitar todos.

Tablas Dinámicas. Gráficos Dinámicos:

Las tablas dinámicas te sirven para realizar análisis de datos aún más específicos que los proporcionados por la herramienta Subtotales. Se denominan dinámicas porque el informe obtenido con ellas se puede transformar con facilidad en otro en función del criterio que elijas, todo a base de unos pocos clicks y del arrastre del ratón.

Esta herramienta la encontrarás en la versión 2003 de Excel dentro de Datos, Informe de tablas y gráficos dinámicos (Excel 2010 y 2007 en Insertar, Tabla dinámica), se abre un asistente que te indica distintas posibilidades acerca de donde están los datos a usar en la tabla, si la quieres en una hoja aparte, diseño, ayuda, etc.

Al pulsar Finalizar se abre en una nueva hoja de cálculo una tabla en blanco con una ventana llamada Lista de campos de tabla dinámica. En fila, columna y en la parte central de la tabla colocamos los criterios que necesitas para tu informe pinchando en el campo que quieras y llevándolo arrastrando con el ratón y soltando en el área de la tabla.

Si al abrirse el asistente en vez de elegir tabla dinámica eliges Gráfico dinámico se abre una hoja con un gráfico en blanco que elaborarás de la misma manera que he comentado para la tabla dinámica y como resultado obtendrás un grafico que aúna la información indicada.

Solver:

Con esta aplicación de Excel se realizan los cálculos para la resolución de problemas de programación lineal, en donde a partir de una función lineal a optimizar (encontrar el máximo o mínimo) y cuyas variables están sujetas a unas restricciones expresadas como inecuaciones lineales, el fin es obtener valores óptimos bien sean máximos o mínimos.

Se trata de problemas económicos del siguiente tipo: Una empresa fabrica dos artículos que reportan respectivamente un beneficio unitario, que es el que tratamos de maximizar, si bien la empresa ha de tener en cuenta las restricciones dadas por la cantidad de materia prima y la mano de obra no pudiendo sobrepasar determinadas cantidades, la empresa quiere conocer la cantidad que tiene que producir de cada articulo para lograr la maximización del beneficio.

En Excel 2010 y 2007 vamos a: Datos, Herramientas de datos y en Excel 2003 a Herramientas, Solver y tras especificar los parámetros Solver en la ventana que aparece obtendras la cantidad fabricada que lleva a la maximización del beneficio.

Nota: A veces el complemento Solver no esta cargado en el programa Excel, según haya sido la configuración elegida al instalar inicialmente, para activarlo tendras que hacerlo desde el CD de instalación de Office o desde la pagina Web de Microsoft.

En el siguiente artículo puedes aprender sobre las siguientes aplicaciones Excel en la empresa: Parte II, Escenarios, Macros, Importar, Exportar.