Consolidar datos en Excel

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Breve introducción a la herramienta Consolidar de Excel

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La herramienta Consolidar de Excel te permite agregar una serie de datos que están reflejados en diferentes celdas ya sea dentro del mismo libro de Excel en el que estás trabajando o dentro de otros libros.

Al Consolidar datos lo que haces es lograr que de forma rápida se agregen en una única tabla los datos y esten actualizados cada vez que se realice un cambio o variación en los datos iniciales.

Un ejemplo de cómo aplicar esta herramienta es el siguiente: Suponte que tienes diferentes hojas dentro de un mismo libro en cada una de las hojas se refleja la información de las ventas por cada una de las sucursales en las que la empresa tiene actividad.

Al realizar Consolidar, Excel te agregará en una tabla maestra o principal los datos de cada una de las sucursales, no teniendo que realizar el proceso manualmente.

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Practica Consolidar de Excel

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Vas a realizar un ejercicio al respecto, en este caso algo más sencillo que el que te acabo de comentar:

· Abre un libro de Excel en blanco

· En la celda A1 escribe Sucursal 1, en D1 Sucursal 2 y en G1 Sucursal 3.

· En las celdas B1, E1 y H1 escribe la palabra Ventas.

· De A2 a A5 escribe los productos que existen en la empresa que son: Producto A, Producto B, Producto C, Producto D

· Igual para las tablas de las otras dos sucursales

· Completa las tablas introduciendo los datos numéricos: Desde B2 a B5 escribe respectivamente en cada celda el valor 10, 20, 30, 40. Análogamente en el resto de rangos, esto es en E2 a E5 y en H2 a H5

· Da un poco de formato a tu hoja de cálculo para que tenga un aspecto más amable.

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Continua la practica Consolidar de Excel

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· Ahora vas a escribir la tabla maestra o de recopilación de datos. En C7 escribe Sucursales totales, en D7 Suma Ventas.

· Desde C8 a C11: Producto A, Producto B, Producto C, Producto D

· Ahora selecciona el rango desde D8 a D11

· Pulsa en Datos y después en Consolidar.

· Aparece una nueva ventana en la que has de informar de los datos a agregar y de la función que quieres que realice con los mismos.

· Elige en Función: Suma (aparece de inicio)

· Después, en el rectángulo que aparece debajo de Referencia:, selecciona cada uno de los rangos en los que aparecen datos a consolidar, en el ejercicio son B2 aB5 y pulsa en el botón Agregar, sigue seleccionando E2 a E5 y haz clic en Agregar y por ultimo haz lo mismo en H2 a H5.

· Observa que en el rectángulo blanco debajo de Todas las referencias han aparecido los datos para indicar a la hoja electrónica qué números sumar

· Si te equivocas al escoger el rango y lo quieres borrar basta que te sitúes sobre él, quedará marcado en negro y pulsa el botón Eliminar. Así lo borras de los datos a Consolidar

· Pulsa en Aceptar y en la tabla maestra o de resumen de datos tienes la suma de las ventas de las tres sucursales

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Perfecciona el uso de la herramienta Consolidar

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Tips:

Habrás observado que en la ventana Consolidar puedes hacer tic en tres casillas que son las siguientes y sirven para:

Usar rótulos en:

Fila superior: En vez de escribir tu los títulos de la tabla toma los existentes en las tablas con los datos iniciales

Columna izquierda: Análogamente con los títulos de la columna situada a la izquierda de los datos

Crear vínculos con los datos de origen: Al realizar un cambio en los datos origen este se ve reflejado en la tabla de resultados consolidados.

Si te ha resultado útil esta información es posible que también te interese leer acerca de las tablas dinámicas y de cómo modificar tablas dinámicas e incluso quieras hacer un gráfico dinámico.

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