¿Cómo realizar combinar correspondencia?

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Aprende el significado del proceso combinar correspondencia

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Word te permite incluir en un documento los datos que tienes en una hoja de cálculo de Excel, también los de Access y de Outlook.

Así obtendrás a partir de un mismo documento diferentes, cartas, emails, etiquetas, sobres, facturas, recibos, etc. con un texto adaptado o personalizado para cada destinatario.

Partimos de dos herramientas fundamentales:

Documento principal de Word que contiene el texto fijo y una serie de campos que irán variando en función del origen de datos que tomes.

Origen de datos de Excel contiene una lista de registros por ejemplo: empresa, dirección, persona de contacto,...

Un ejemplo de combinar correspondencia es enviar una carta modelo con una invitación a un evento en tu empresa: la presentación del nuevo producto.Quieres hacérselas llegar a 100 personas, has creado la carta en Word y tienes los datos de los invitados en Excel. Con la combinación de correspondencia lo podrás hacer rápido y fácil.

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Crea el documento de Word

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Lo primero tienes que crear o especificar cual va a ser el documento principal para luego seleccionar la base de origen de datos en Excel.

Estos son los pasos a seguir:

  • Abre el programa Microsoft Word con un documento nuevo, también puedes optar por seleccionar un documento Word que ya tengas.
  • Según la versión de Word que tengas has de pulsar en los siguientes menús o comandos. En Word Excel 2010 y 2007: Correspondencia - Iniciar combinación de correspondencia -Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. En Word Excel 2003: Herramientas - Cartas y correspondencia - Combinar correspondencia.
  • En la parte derecha de la pantalla aparece una ventana llamada Combinar correspondencia
  • Nos pide seleccionar el tipo de documento: Cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas y lista de direcciones, veras una breve descripción si te vas situando en cada una de las opciones, elige Cartas.
  • Pulsa en la parte inferior donde pone Siguiente: Inicie el documento.
  • En la nueva pantalla tienes que seleccionar el documento inicial, elige Utilizar el documento actual y escribe el texto que tienes en la imagen, se trata de una carta invitando a nuestros clientes a una presentación del lanzamiento de nuestro nuevo producto.
  • Pulsa al final de la pantalla donde pone Siguiente: Seleccione los destinatarios.
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Abre el archivo Excel, origen de datos existentes

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En esta pantalla los pasos a seguir son los siguientes:

  • En la ventana de la derecha aparecen tres opciones, vas a pulsar en Utilizar una lista existente, aunque también te permite otras dos opciones como son Seleccionar los contactos de Outlook o Escribir una lista nueva.
  • Pulsa donde dice Examinar.
  • Busca en tu equipo una de las hojas de cálculo de Excel en las que tengas datos de clientes, aquíte dejo un ejemplo por si no tienes ninguna.
  • Haz clic en Aceptar.
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Inserta los campos de combinación

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Un campo de combinación es un texto variable que ira cambiando en cada carta en función del destinatario.

Los campos de combinación tienen los mismos nombres que los que aparecen en la primera fila de tu hoja de Excel donde tienes los datos de los clientes: empresa, persona de contacto, dirección.

Pasos:

  • En Word 2010 y 2007 haz clic en la pestaña Correspondencia y luego en Insertar campos combinados, ahí te aparecerán los nombres de cada una de las celdas a combinar.
  • En Word 2003 Tendrás la barra de tareas Combinar correspondencia, que aparece debajo de la barra de formato (si no aparece pulsa en Ver - Barras de herramientas y marca Combinar correspondencia).
  • Coloca el cursor en la parte de la carta donde quieras reflejar el nombre de la empresa e inserta el campo de combinación en ese punto haciendo clic encima de nombre. Verás que en la carta te aparece Empresa.
  • Análogamente con contacto y dirección.
  • En la imagen puedes ver el resultado en la parte izquierda de la carta.
  • Además sitúa el cursor al final de la palabra Estimad@ e inserta el campo persona de contacto para personalizar aún mas el documento.
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Vista previa de las cartas y combinar

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Una vez ejecutados las acciones del paso anterior, has de seguir con:

  • En la parte inferior de la ventana izquierda haz clic en Siguiente: Vista previa de las cartas.
  • Puedes desplazarte por cada uno de los destinatarios según su número de orden y visualizar como quedara la carta que enviaras a cada uno de ellos.
  • Pulsa abajo en Siguiente: Complete la combinación.
  • Elige Editar cartas individuales en la parte central de la pantalla, también podrías imprimir directamente.
  • En la ventana que aparece te pregunta que registros combinar en nuestro caso Todos y Aceptar.
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Guarda los archivos creados

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Se abrirá un nuevo documento de Word que tendrá tantas páginas como el número de empresas existentes en la hoja de cálculo Excel.

Podrás imprimirlo, modificar algo, resaltar alguna característica.

Ese documento aparece con el nombre genérico Cartas1 que puedes guardar en tu computador con el comando Guardar como e indicarle donde quieres guardarle y también puedes darle otro nombre como sueles hacer con tus archivos normalmente.

De la misma manera se guarda el documento original donde has realizado combinar correspondencia por si en un fututo vas a necesitar esta carta combinada de nuevo.

En otro momento puede que te interese cambiar el origen de datos, modificar la carta, especificar registros concretos a combinar,... Atrévete a usar combinar correspondencia siempre que puedas.Te recuerdo: cartas, etiquetas,catálogos, sobres, facturas, actividades promocionales, correos electrónicos, recibos y un largo etcétera.

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