¿Cómo organizar la distribución de mesas en una recepción de bodas?

Quién se sienta dónde y cómo decidirlo… fácil y sencillo.

Ayuda a tus invitados a pasarla de maravilla en tu boda eligiendo sus lugares con atención y cuidado. Foto: James Baigrie

Idealmente toda novia sueña con que todo mundo llegáse y se sentáse en el lugar correcto sin que ella tuviese que pensar mucho en el asunto. Pero…eso sólo pasa al final de la noche cuando la mitad de los invitados están bailando y la otra mitad está disfrutando desinhibidamente de la fiesta. ¿Y sabes a quien le agradecemos eso? A la novia fabulosa que se tomó el tiempo de organizar la distribución de las mesas considerando relaciones, intereses, y factores en común entre sus invitados.

¡Ya sé! Yo también desearía que fuera cosa de rifar los lugares (personalmente creo que sería más divertido). La buena noticia es que, aunque sí puede ser algo laborioso, distribuir las mesas acertadamente no es complicado y con un poco de organización terminarás antes que te des cuenta.

Aquí la metodología básica.

Dos o tres semanas antes de la boda es probable que ya tengas en mano todas las confirmaciones a tu boda así que es el momento perfecto de iniciar el proceso. Considera que habrá algunos tardados que te notifiquen un par de días antes de la boda o simplemente lleguen a la boda, así que aparta unos cuantos lugares extras para estos traviesos.

Empieza armando una lista de tablas (spreadsheet)

Si aún no la tienes (que espero que si la tengas) arma una lista de todos tus invitados. Idealmente quieres hacer esta lista cuando mandes las invitaciones pues te servirá para incluir datos como nombres formales, domicilio, quien los ha invitado (tú, tu pareja, o sus padres), cuál es su relación con ustedes (familia, amigos, colegas laborales), si ya confirmaron su asistencia a la boda, que regalo les han obsequiado con motivo de la boda, y si ustedes ya les has dado las gracias.

De tu lista de invitados a la boda querrás armar una segunda lista con básicamente unas dos o tres columnas. En esta nueva lista sólo querrás incluir los nombres de los invitados que ya confirmaron su asistencia a la boda y si han sido invitados por tu lado o el lado del novio.

La primera columna utilízala para los nombres

Utiliza la primera columna para los nombres de los invitados. Querrás dar una hilera a cada persona. Por ejemplo, si enviaste una invitación a la familia González querrás dar una hilera al Sr. González, otra a la Sra. González, otra a su hijo Luisito, y otra a su hija Maria. Si ha invitado a la Srita. Jiménez y compañía, entonces querrás una hilera para la Srita. Jimenez, y otra para la pareja de la Srita. Jiménez.

La segunda columna es para especificar la relación de los invitados con los novios

Utiliza la segunda columna para aclarar la relación de los invitados con ustedes con mayor detalle. Por ejemplo para cada uno de los miembros de la familia González podría ser "familiares del novio" para Luisito y Maria puedes agregar "niño" y "adolecente" en caso de que vayas a planear espacios especiales para niños y/o adolecentes; Para la señorita Jimenez puede ser "amistad del trabajo de la novia", para su pareja igual.

A la hora de aclarar la relación de los invitados en la segunda columna utiliza categorías homogéneas. O sea: Todos los familiares del novio con la misma etiqueta, todos los amigos de la universidad del novio la misma etiqueta, todos los colegas de trabajo del novio la misma etiqueta, etc, etc…

Una vez que has completado la columna describiendo la relación de cada invitado con ustedes puedes organizarla por descripción. Esto agrupará a los invitados de acuerdo a la etiqueta que describe su relación con ustedes. Tendrás ahora bloques de amigos del novio, amigas de la novia, familiares del novio, familiares de la novia, etc.

Obtén el diagrama de acomodo de mesas

Con la cuenta "final" de invitados tu proveedor de servicios de banquete te podrá dar el diagrama del acomodo de mesas en base al lugar de la recepción. Necesitas saber cuántos asientos hay por mesa y la ubicación aproximada de la mesa en el salón. Debe incluir dónde está el conjunto musical, donde la pista de baile, donde la mesa de los novios, etc.

Utiliza el diagrama para distribuir los lugares

Con el diagrama del acomodo de las mesas sabrás cuantos asientos hay por mesa y cual es su ubicación en el salón.

Digamos que cada mesa sienta 8 personas. Lo que sigue es subdividir los bloques de invitados en grupos de 8 primero por familia o pareja (osea invitado y su familia y/o pareja) y luego por relación con ustedes (familiares, amigos, etc).

Por ejemplo los González son cuatro personas, no habrá área de niños ni adolecentes así que los cuatro se sentarán en la misma mesa. Eso significa que puedes sentar a cuatro personas más en esa mesa. Los González son familia del novio. Los Gómez también son familia del novio, y como los González son una familia de cuatro. Son bien avenidos y seguido pasan tiempo juntos. Puedes sentar a los Gómez y a los González en la misma mesa.

Trata de sentar a la misma mesa gente que generalmente hablando tiene cosas en común, llevan buenas relaciones entre sí o si no se conocen opinas que podrían llevarse bien.

Sigue este tipo de lógica con todos tus invitados excepto con tus padres, los padres de tu pareja y el cortejo nupcial. Ya que generalmente o se sientan en lugares especiales o tienen ya una idea de con quién quieren compartir la mesa.

Revisa, modifica, y finaliza

Seguramente revisarás la lista un par de veces. Es bueno consultar con tu pareja, con los padres de ambos, y con tu cortejo nupcial que opinan de la distribución de las mesas y si tienen alguna sugerencia para crear la mejor atmosfera posible entre tus invitados. Modifica cuantas veces creas que sea necesario y una semana antes de la boda finaliza la distribución. Incluye en la lista de tablas en que mesa quedó cada invitado, y ordenala por mesas. Imprime la lista prepara las tarjetitas para marcar lugar.

¡Listo!