Cómo organizar la contabilidad de tu negocio

Contabilidad
Contabilidad. Getty Images

Para responder a preguntas como por ejemplo: ¿Cuánto perdió o ganó tu negocio el mes pasado?, ¿Cuáles son los activos de tu empresa? o ¿Podrás pagar sueldos el próximo mes? es necesario organizar la contabilidad de tu negocio.

La Contabilidad es una técnica que establece las normas y procedimientos para registrar, cuantificar, analizar e interpretar los hechos económicos que afectan el patrimonio de cualquier organización, proporcionando información útil, confiable, oportuna y veraz, cuyo fin es lograr el control financiero, la evaluación de la entidad y apoyar la toma de decisiones.

Técnica: Conjunto de procedimientos que pueden aprenderse.

Establece normas y procedimientos: Se debe hacer siguiendo algunas instrucciones que son de uso universal, para que sea interpretable por todos y comparable entre una organización y otra.

Registra, cuantifica, analiza e interpreta los hechos económicos que afectan el patrimonio: Identifica una acción que afecta los bienes de un negocio, los traduce a dinero y los registra para permitir analizar la historia.

Control financiero: Si sabes lo que sucede, puedes tomar decisiones acertadas.

Evaluación de la entidad: Los registros que cumplen con todo lo anterior, entregan una radiografía certera de la realidad del negocio, que es fundamental para relacionarse con bancos y otras entidades.

Apoyar la toma de decisiones: Con el control y evaluación que permite implementar este registro, las decisiones no quedan al azar o no se basan en la intuición.

La contabilidad tiene 3 herramientas principales para llevar registros ordenados:

1.- El flujo de caja

Es un estado que representa el movimiento de dinero de una empresa durante un cierto periodo. Está compuesto por el saldo inicial, más los ingresos en un período (ventas, créditos, aportes de capital, etc.) y menos los egresos de dinero de ese mismo período (gastos e inversiones).

Se recomienda llevar el flujo de caja en forma diaria. La caja final de un mes (o un día, si se confecciona en forma diaria) es la caja inicial del mes siguiente (o del día siguiente).

También es muy útil elaborar un flujo de caja proyectado para ver si tendremos el dinero suficiente para pagar todos los costos de nuestra empresa a lo largo del año. Para hacer esto, se necesita tener una proyección de ventas y de gastos.

2.- El estado de resultados

El estado de resultados es el resultado final luego de haber sumado todo lo que la empresa vendió y haberle restado todos los gastos incurridos en generar esas ventas. Cuando el resultado es positivo, hay una utilidad. Cuando es negativo, hay una pérdida.

Es importante notar la diferencia entre el resultado y la caja. La caja es el dinero que la empresa tiene, un flujo de caja es cómo entra y sale el dinero de la caja. El estado de resultados muestra los ingresos y egresos del negocio, que no siempre calzan con la caja.

Por ejemplo, si se vende una impresora a un cliente, y éste paga con 1 cheque al día el 50% del valor de la impresora y con un cheque a fecha para el mes siguiente el 50% restante, la caja sólo mostrará la entrada del 50% del valor de venta de la impresora, pero el Estado de Resultados reflejará la venta del producto por el 100% y el reconocimiento del costo contable de la impresora.

3.- El balance

En la contabilidad el balance es el estado que refleja la situación del patrimonio de una entidad en un momento establecido. Es una foto de la empresa a una fecha determinada, por ejemplo al 31 de diciembre de 2012.

El balance se estructura a través de tres conceptos:

1) Activo: Son los recursos que tiene una empresa. Por ejemplo: dinero en caja, cuentas por cobrar, maquinarias, propiedades, etc.

2) Pasivo: Muestra todas las obligaciones adquiridas que contribuyen al funcionamiento del negocio. Por ejemplo: Cuentas por pagar, préstamos bancarios, deuda de largo plazo, etc.

3) Patrimonio: Es la diferencia del Activo menos el Pasivo y representa los aportes de los propietarios o accionistas más los resultados no distribuidos. Si sumamos todos los activos y a eso le restamos lo que debemos a terceros, la diferencia que queda es el patrimonio, es decir el aporte de los propietarios.

En toda empresa en todo momento se da que sus activos son iguales a sus pasivos más su patrimonio, de ahí el nombre balance.